Wat te doen als mensen hun afspraken niet nakomen?

Hoe ga jij om met mensen die hun afspraken niet nakomen? Of ben je zelf iemand die geregeld zijn afspraken niet nakomt? Wellicht geeft dit artikel je nieuwe inzichten en handvatten.

Het niet nakomen van afspraken of te laat komen is een hele grote bron van frustratie voor mij geweest. Het is echter ook een fenomeen geweest, waar ik veel van geleerd heb. Enkele lessen wil ik met je delen.

Toen ik pas de zaak had, was een groot gedeelte van mijn diensten verhuurd aan hulpverleningsinstellingen waarbij de klant niet de trainingen hoefde te betalen. Geregeld werd er op het laatste moment afgebeld, of kwamen mensen gewoon niet of veel te laat opdagen. In die sector bleek dit zelfs gebruikelijk te zijn. Afhankelijk van de organisatie die me inhuurde kreeg ik geen of een kleine vergoeding als iemand niet kwam opdagen. Groen en geel heb ik me geërgerd, maar tegelijkertijd besefte ik dat ik hier niets mee opschoot.

De kwaadheid maakte dat ik af en toe net iets te fel uit de hoek kwam. Ik ging op zelfonderzoek, want mijn motto is niet voor niets “preacher practice what you preach”. Waar ik bij uitkwam was dat ik me door deze klanten niet serieus genomen voelde en vond dat er onzorgvuldig met mij werd omgegaan. Ik vroeg me hierbij wel af of de ander dat ook daadwerkelijk zo bedoelde. Om dit na te gaan ging ik milder kijken in plaats van verharden en onderzoeken wat er achter dit fenomeen zat.

Een gulden gedragsregel is de wederzijdse tolerantie
want wij denken niet allemaal op dezelfde wijze
we zien slechts een deel van de waarheid
en meestal vanuit een verschillende invalshoek

Mahatma Gandhi

Al gauw kwam ik erachter dat er zelden of nooit kwaadwil achter zat als klanten niet kwamen opdagen. Mensen hadden helemaal niet in de gaten dat ik dan niet betaald kreeg en ze wisten helemaal niet dat ik er last van had. Ze kregen het soms simpelweg niet geregeld doordat ze overvraagd werden door hun omstandigheden. Nog vaker was het zo dat ze simpelweg geen flauw benul hadden van de invloed die hun daden op anderen hebben.

Doordat ik zag hoe ze in de situatie stonden, zakte veel kwaadheid weg. Ik kon hen nu zien als mensen die nog iets te leren hadden. In de begeleiding maakte ik nu ruimte om:

  • Inzicht te verschaffen in de ander waar ze afspraken mee maken.
  • Te leren zorgvuldig afspraken in te plannen.
  • Verantwoordelijkheid hierin te leren dragen.

Dingen veranderen niet, wij veranderen
Henry David Thoreau

Mijn aanpak sloeg niet altijd aan, maar wel geregeld en heeft me al veel voldoening  geschonken. Nog steeds breng ik het ter sprake als mensen hun afspraken niet nakomen. Niet alleen bij klanten, maar ook bij opdrachtgevers, vrienden of derden. Mocht ik onvrede met een situatie hebben en de behoefte hebben om er iets mee te doen dan heb ik nu een mooie weg gevonden. Voor mij heeft het twee grote voordelen:

  • Ik bespreek mijn ongenoegen, waardoor ik mezelf serieus neem en goed in mijn vel blijf zitten.
  • De ander krijgt een spiegel voor gehouden wat zijn gedrag voor een invloed heeft en kan hiervan leren.