Door de waan van de dag vlieg je van het ene moment naar het andere. Het komt dan geregeld voor, dat je aandacht bij een vorig gesprek of een eerdere gebeurtenis blijft hangen. Als dat constant gebeurt, raakt je aandacht steeds meer versplinterd en daalt de kwaliteit van je handelen.
Neem bijvoorbeeld een computer of een iPhone. Als er meerdere programma’s openstaan, daalt vaak de prestatie van een computer. Bij een iPhone is het zelfs zo, dat de accu sneller leeg is zodra er meerdere apps op de achtergrond actief blijven.
Voor de mensen die niets met techniek hebben, helpt wellicht het voorbeeld van de kok in zijn keuken. Die werkt niet prettig als zijn keuken nog vol ligt met gebruikt keukengerei als hij de volgende reeks gerechten moet maken. En al helemaal niet als die stroom de hele dag en avond voortduurt. Om kwaliteit hoog te houden is het dus belangrijk om zo “opgeruimd” mogelijk aan iedere nieuwe handeling en elk nieuw gesprek te beginnen.
In de praktijk komt dat op het volgende neer. Onze agenda is gevuld met activiteiten en gesprekken. Maar soms loopt een gesprek of actie anders dan verwacht. Bijvoorbeeld een vervelende opmerking, iets wat niet lukt of als er is iets aan de hand waar je de vinger niet op kunt leggen.
Door tijd in te plannen voor de verwerking van situaties – en laten we eerlijk zijn, hoe vaak gaat een dag zoals verwacht? – kunnen we ons beter focussen waardoor we betere gesprekken voeren en betere acties uitzetten. Op die manier hebben we de regie zelf in de hand in plaats van “dat het ons overkomt”.
Het plannen van verwerkingstijd betekent gelukkig niet, dat je dan nog minder tijd hebt. Integendeel. Ik reserveer dagelijks enkele verwerkingsmomenten. Ik geef mij zoveel mogelijk de ruimte (15 tot 30 minuten) om mijn werkdag goed af te sluiten en zodoende zaken op te ruimen, de dag door te lopen en stil te staan bij kwesties die in mijn gedachten zijn blijven “hangen”. Ik ruim als het ware mijn hoofd op, waardoor ik met meer voldoening naar huis ga en met een opgeruimd gevoel thuis kom.
We zijn geen robots. Iedere gebeurtenis en elk gesprek kunnen een onverwachte wending hebben. Verwerkingstijd geeft ons meer flexibiliteit om hiermee om te gaan.